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March release testing

ShowingTime Product Offering

ShowingTime is the residential real estate industry’s leading showing management and market stats technology provider with more than 1.2 million active listings subscribed to its services. Its showing products and services simplify the appointment scheduling and feedback gathering process for real estate professionals, buyers and sellers, resulting in more showings, more feedback and more efficient sales. ShowingTime products are used in more than 250 MLS® markets representing nearly one million real estate professionals across Canada and the United States.

ShowingTime Appointment Center

The ShowingTime Appointment Center provides live appointment specialists to complete all showing management tasks for the subscribing office’s listings 24/7/365. Appointment specialists located in Canada and the United States answer inbound appointment calls with an average answer speed of 10 seconds. Outbound calls to listing agents, homeowners and occupants can all be private branded with the name of the subscribing company. ShowingTime Appointment Center services are available for companies, teams or individual agents. Offices using ShowingTime Front Desk (see below) can take advantage of ShowingTime’s part-time Appointment Center service to cover nights and weekends or be used on demand, and can be added to their account as an upgrade for half the normal fees. For a brief video overview of the ShowingTime Appointment Center, click here.

ShowingTime Appointment Center Plus

ShowingTime Appointment Center Plus is a broker, team or agent upgrade to the ShowingTime Appointment Center (also available to ShowingTime Front Desk users who have the part-time Appointment Center) that adds tour scheduling support for buyer’s agents. Instead of a buyer’s agent calling each of the listing contacts shown in the Multiple Listing Service® system, buyer’s agents can make one call to ShowingTime and provide the desired tour details. Appointment Center Plus specialists will then make the showing requests for the requested listings on behalf of the buyer’s agent. Buyer’s agents gain back valuable time in their workday by making only one phone call to ShowingTime instead of multiple calls to various listing contacts. As appointments are confirmed – sometimes as fast as 15 minutes – the buyer’s agent receives electronic confirmations in the mode they choose.

ShowingTime Live Connect

ShowingTime Live Connect is another broker, team or agent upgrade to the ShowingTime Appointment Center (and can be added to ShowingTime Front Desk user accounts that have part-time Appointment Center service). With ShowingTime Live Connect, ShowingTime’s 24/7/365 staff will answer all calls with a private branded greeting, record the messages then deliver the messages to the recipient by their choice of text message, email or mobile app notification. Only legitimate messages are logged, and can be reviewed on a report for the client. This service does not include live transfer of calls or conditional message delivery.

ShowingTime Front Desk

A front desk solution introduces efficiency to allow your staff to move beyond booking showings into higher value services for your agents.

ShowingTime Front Desk is browser-based showing management system used by admin staff, teams or agents. Users can track and record showing appointment requests for listings whether the showing is initiated online through ShowingTime, or entered into Front Desk by the user by pointing and clicking. Phone-initiated showing requests can be entered in the system with a quick showing agent look up from the Multiple Listing Service® roster that populates Front Desk, which is automatically synchronized every 15 minutes. Once the showing agent is identified, the user can select a listing, view the showing instructions for the listing, then continue to the showing confirmation process. A user can be equipped to either view only their own listings, the listings for their team or for the entire office/company. Showing requests that are initiated online through the ShowingTime for the MLS® service are automatically imported to the “task” list for the user, which speeds up the confirmation process by eliminating the inbound phone call. Listings can be configured for instant confirmation, such as when a listing is vacant, or for “appointment required” showings where specific approval is required from the homeowner or occupant. Users can log a message into ShowingTime Front Desk and send it to a selected agent as a one-way message notification. The agent recipient of the message can choose to receive messages according to their choice of email, text message or mobile app notification. Text message notifications will include a link to read the message through a mobile browser page or the ShowingTime mobile app. Staff-to-member messaging as well as group messaging that includes administrative staff is also included.

ShowingTime Offer Registration

ShowingTime Offer Registration allows users, or the ShowingTime Appointment Center staff, to log and track offer registrations on company listings. Features include automatic counting of offers registered for a listing, tracking of offer presentation dates, notification to all buyer’s agents of registered offers as well as form 801 attachment.

Pricing and contact information:

Pricing sheet: pdf (coming soon)
For more detail please contact:
sales@showingtime.com
1-800-347-8001
showingtime.com 

Real Estate Photo Editing

Royal LePage has teamed up with BoxBrownie.com!

BoxBrownie.com is a 24/7 photo editing company providing a range of services for real estate marketing. They offer a no subscription, pay as you go service, with edits returned within 24 hours – and prices start from only $2!

Services include Image Enhancement, Virtual Staging, Day to Dusk conversions, Floor Plan Redraws, CGI Renders, Virtual Renovations, Background and Item Removal.

Virtual Staging

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All you have to do is sign up for your free account, and enter your coupon code: RLPROCKS! (note: the ! is part of the code) to have the credit added to your account.

And don’t forget to check out the BoxBrownie.com blog for great tips and tricks on marketing your listing.

Marketing

En tant que courtier immobilier Royal LePage Commercial, vous profitez de matériel de marketing conçu par des professionnels qui vous distingue de la concurrence.

Avec une image de marque entièrement revampée, vos inscriptions commerciales seront plus attrayantes et percutantes que jamais. Tirez profit de tous les outils marketing à votre disposition, des enseignes aux cartes d’affaires en passant par les présentations d’inscription et les brochures pour vous aider à mettre de l’avant votre proposition de valeur.

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Guide de la marque Royal LePage Commercial

Afin de vous aider dans l’utilisation optimale de la marque Royal LePage Commercial, nous vous invitons à partager ce guide avec tous vos fournisseurs. Vous pourrez ainsi facilement demeurer fidèle à la marque lors de la production de votre matériel de marketing, pour maximiser votre rayonnement sur le marché en exploitant la solide réputation de notre division commerciale.

Ressources marketing

Accédez à une grande variété de matériel: le logo Royal LePage Commercial, des images de couvertures pour votre compte Facebook, des modèles de lettres d’en-tête et de documents imprimés,  et un vaste choix d’enseignes.

Marketing numérique avec Youman Media

Notre partenariat exclusif avec Youman Media vous donne la possibilité de produire des brochures de propriété et des campagnes progressives conformes à la LCAP.

Statistiques trimestrielles

Télécharger les statistiques trimestrielles Royal LePage Commercial

Pour être au fait des dernières nouvelles, suivez Royal LePage Commercial sur

Pour obtenir de plus amples renseignements ou de l’aide relativement au marketing, communiquez avec Jennifer Woodyatt, directrice associée, recherche et opérations marketing, à:

Damon Conrad

Directeur, Commercial

damon.conrad@royallepagecommercial.com

647.295.5833

Marketing

As a Royal LePage Commercial REALTOR®, you can take advantage of professionally-designed marketing materials that will set you apart from the competition. The Royal LePage Commercial brand must instill a high level of confidence in the minds of your clients.

The brand refresh brings a more cohesive, modern and contemporary design, elevating Royal LePage Commercial and its agents with a stronger brand backing them in their day-to-day business.

When you leverage the new collateral, you increase the visibility and reputation of Royal LePage Commercial nationally. This will only lead to more success when presenting your value proposition and listings to clients, capitalizing on national brand awareness. 

Royal LePage Commercial Brand Guidelines

To help you maintain the standards outlined within, it is recommended that you share the guidelines with all of your suppliers, so they can help you stay on brand when producing marketing materials.

Marketing Resources

Access a variety of different materials, including the Royal LePage Commercial logo, Facebook/LinkedIn covers, stationary/print templates, signage templates and more.

Digital Marketing with Youman Media

Our exclusive partnership with Youman Media affords you the ability to have standard brochures and CASL compliant email drip campaigns.

Quarterly Statistics

Download the Royal LePage Commercial Quarterly Statistics Infographics

 

For up-to-date information, follow us on

For more information or marketing support, contact:

Damon Conrad

National Director, Commercial

damon.conrad@royallepagecommercial.com

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Équipes / Accueil Équipes

Proposition de valeur unique Royal LePage pour les équipes

Travailler en équipe est une notion de plus en plus populaire en immobilier, avec un plus grand nombre de courtiers décidant de conjuguer leurs forces, expérience et personnalités à chaque année. En maximisant leurs forces, mais aussi l’utilisation d’outils performants, des innovations judicieuses et en se perfectionnant constamment, les équipes performent et évoluent à la vitesse de l’éclair.

Vous retrouverez dans cette section une multitude d’informations pour vous aider à comprendre le fonctionnement d’une équipe immobilière productive et rentable. Que vous pensiez créer une équipe ou que vous désiriez revoir les façons de faire de votre équipe actuelle, vous avez ici accès à des formations, modèles, guides et ressources pour vous aider à atteindre le prochain sommet!

Pour débuter, consultez Les lignes directrices en matière d’équipe Royal LePage afin de mieux comprendre les définitions et règles gérant les équipes chez Royal LePage, ainsi que le fonctionnement pour le programme de reconnaissance.

Aide et support

Pour toutes questions, contactez-nous à teams@royallepage.ca

Créer une équipe

L’idée de travailler en équipe peut sembler intéressante, mais devenir un bon chef d’équipe demande de la planification. Que vous soyez un futur chef ou que vous ayez déjà une équipe, assurez-vous d’avoir les bons fondements et de connaître les meilleures pratiques pour devenir un chef d’équipe efficace. 

Recrutement et gestion

REMARQUE: Seuls les utilisateurs ayant le profil de Chef d’équipe ou de Dirigeant d’agence dans nos systèmes ont accès à cette section. Si vous désirez recevoir certaines resources, contactez-nous à teams@royallepage.ca.

Engager et gérer des membres d’équipe font partie des défis les plus importants rencontrés par un chef d’équipe. Les fondements de votre équipe, vos valeurs, votre mission et votre proposition de valeur unique vous permettront d’attirer des gens de talent qui seront intéressés à faire partie de votre équipe à long terme.

Développer une équipe

REMARQUE: Seuls les utilisateurs ayant le profil de Chef d’équipe ou de Dirigeant d’agence dans nos systèmes ont accès à cette section. Si vous désirez recevoir certaines resources, contactez-nous à teams@royallepage.ca.

La structure d’équipe et la façon de rémunérer vos courtiers auront un impact sur la croissance et la culture de votre équipe à moyen et long terme. Même s’il est toujours possible de faire des changements en cours de route, il est important de comprendre les différentes façons de faire et leur impact sur la synergie d’équipe.

Dans cette section, apprenez sur les différentes façons de structurer et de rémunérer votre équipe, et assurez-vous de trouver une façon de faire qui sera en accord avec votre vision et vos objectifs.

Teams / Teams Home

Royal LePage® Team Value Proposition

Real estate teams are evolving at a rapid pace. Greater numbers of teams are forming, existing teams are expanding in size and the most productive teams are continually developing their transactional and operational competencies, growing their results to ever increasing heights. 

In the Teams section, you will find valuable information to help you understand productive real estate team operations whether you are interested in starting a team, or, if you are an existing team leader, to access training, templates, guidelines and resources to help you take your team to the next level. 

To start, this Royal LePage Team Guidelines document will help you understand the definitions and policies that constitute a team at Royal LePage and how they correlate to sales awards. 

Help & Support 

If you have any questions, please send an email to teams@royallepage.ca.

Starting a team

While working as a team can seem attractive, becoming an good team leader requires careful planning. Whether you are a future or experienced team leader, make sure you have the foundations and follow best practices to be an effective team leader. 

Hiring and Managing

NOTE: Only users who have been entered as Team Leaders and Broker/Managers in our systems can access the following section. If you would like to receive these resources, please contact us at teams@royallepage.ca.

Hiring the right people and managing your team successfully are among the most difficult challenges identified by team leaders. By now, you should have a vision for your team and a team structure that enables your team’s growth and evolution toward it. 

Growing a team

NOTE: Only users who have been entered as Team Leaders and Broker/Managers in our systems can access the following section. If you would like to receive these resources, please contact us at teams@royallepage.ca.

Your chosen team structure and compensation plan will have an impact on how your team will grow in the future. While no plan is final and all teams continuously evolve, there are best practices for optimal team effectiveness. In this section, learn about team structures and compensation plans to determine what you require to support the fulfilment of your team vision, wherever your team is at in it’s evolution.

À PROPOS DE VITRINEMEDIA

 
VitrineMedia est un pionnier et un leader mondial des solutions d’affichage à LED.                                                                    
 
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Liste du personnel et des membres de l’équipe 

Q : Comment puis-je ajouter ou supprimer un courtier ou une équipe, et à quel moment les changements seront-ils visibles?

Toutes les modifications à la liste peuvent être apportées sur le Réseaurlp. Allez à Gestion de personnel de la section Gestions, sur la page d’accueil, puis sélectionnez Gestion d’utilisateurs ou Gestion d’équipe. Les changements figureront sur tous les rapports le jour suivant.

Q :  Pourquoi est-il important de maintenir à jour les renseignements de votre liste d’effectifs?

La mise à jour régulière des renseignements de votre liste d’effectifs, particulièrement avant la date de facturation (voir la section Facturation et verrouillage d’une facture ci-après), assure l’exactitude et l’intégralité de votre facture mensuelle. En outre, les renseignements de la liste dans le Réseaurlp sont utiles pour la remise de prix, comme celui de Recruteur de l’année, et pour déterminer les niveaux de reconnaissance de vos courtiers.

 Q : Qu’est-ce que le responsable de la facturation de l’équipe mentionné à la page Gestion d’équipe?

Une équipe peut avoir plus d’un chef. Parmi eux, le responsable de la facturation est le membre à qui sont confiés tous les revenus de commissions bruts générés par l’équipe, lesquels serviront à la facturation et à la remise des prix. Ainsi, tous les membres de l’équipe autres que le responsable de la facturation afficheront des revenus de commissions bruts de 0 $.

Q :  Je ne peux pas changer le statut d’une équipe aux services facturables pour celui de services non facturables, ou vice-versa. Pouvez-vous m’autoriser à le faire?

Une fois qu’une équipe, aux services facturables ou non, effectue des transactions, son statut ne peut être modifié, car la modification entraînerait une série de rajustements. La seule façon de changer le statut d’une équipe est d’écrire à aide@royallepage.ca, et nous traiterons la demande.

Q :  Je ne peux pas remplacer un responsable de la facturation par un autre membre de l’équipe. Pouvez-vous m’autoriser à le faire?

Le responsable de la facturation de l’équipe ne peut être remplacé après que des transactions soient associées à l’équipe, car la modification entraînerait une série de rajustements. La seule façon de remplacer un responsable de la facturation par un autre membre de l’équipe est d’écrire à aide@royallepage.ca – et nous traiterons la demande.

Q :  Lorsqu’une équipe décide de se dissoudre, comment distinguer les transactions qui appartiennent à l’équipe de celles qui appartiennent à un courtier individuel?

La date de clôture d’une transaction permet de déterminer si celle-ci est attribuée à une personne ou au chef d’équipe.

Q :  Pourquoi m’est-il impossible de supprimer une équipe?

Si des transactions assignées à une équipe sont supprimées, elles seront alors réattribuées aux courtiers individuels, ce qui entraînerait de nombreux rajustements. Par conséquent, le siège social procède lui-même aux modifications aux équipes pour assurer un contrôle étroit et réduire les répercussions. Pour modifier une équipe, écrivez au service à la clientèle à aide@royallepage.ca.

Q :  Qu’est-ce qu’un numéro administratif?

Le numéro administratif est un numéro d’identification unique attribué à chaque courtier dans le système de comptabilité et utilisé par l’agence immobilière.

Q :  Où est-ce que j’inscris le numéro administratif?

Le numéro administratif peut être inscrit dans le profil d’un courtier, sous l’onglet Gestion de personnes. Si plus d’un numéro administratif est attribué à une personne, il faut inscrire chacun des numéros en les séparant d’une virgule (zzz,xxx).

Dans les rapports du système de rapports financiers, le numéro administratif est précédé d’un zéro. Il s’agit strictement d’une exigence du système. Ce zéro n’a pas à être ajouté lorsque l’on inscrit le numéro administratif dans le profil d’un utilisateur.

Téléversement des fichiers et saisie des transactions

Q : Quelle est la date limite pour le téléversement des fichiers et la saisie des transactions, pour le dossier de fin du mois?

Tous les téléversements de fichier et toutes les saisies de transaction dans le système de rapports financiers doivent être effectués avant la date de facturation (le 8e jour suivant le mois de facturation, comme décrit à la section Facturation et verrouillage d’une facture ci-après). Le système de rapports financiers génère une facture finale le jour de la facturation. Le paiement est dû deux jours plus tard (le 10e jour). Le téléversement des fichiers ou la saisie des transactions avant la date de facturation vous permettra de traiter le paiement en temps opportun et d’éviter l’imposition d’intérêts pour paiement en retard, lesquels commencent à être perçus le 11e jour du mois.

Q : Qu’est-ce qu’une erreur de téléversement de fichier?

L’erreur de téléversement de fichier indique que les données téléchargées sont inexactes (p. ex., le numéro administratif au dossier ne correspond pas à celui du Réseaurlp) ou incomplètes (p. ex., le fichier téléversé est vide). Le message d’erreur a pour objet de vous avertir d’une erreur qui doit être corrigée avant le traitement du fichier. Par conséquent, lisez-le attentivement et communiquez avec le service à la clientèle, à l’adresse aide@royallepage.ca, pour obtenir l’aide requise pour corriger l’erreur et téléverser de nouveau le fichier.

Q :  Ai-je besoin de recréer un nouveau fichier LoneWolf après avoir corrigé une erreur à la suite d’un téléversement?

Que vous deviez créer un nouveau fichier LoneWolf ou téléverser de nouveau le fichier dépend de la nature de l’erreur.

Si l’erreur de téléversement est due au défaut de correspondance des numéros administratifs ou si elle est liée au traitement du fichier, vous pouvez téléverser de nouveau votre fichier ou téléverser un autre fichier complet une fois toutes les corrections nécessaires apportées dans le Réseaurlp.

Si l’erreur est attribuable à un fichier corrompu qui n’a pas été généré correctement par le système administratif ou si des renseignements requis sont absents du fichier, une nouvelle extraction complète doit être effectuée et téléversée.

Q :  Comment une erreur d’exécution non séquentielle peut-elle être corrigée?

Si la séquence de vos téléversements est en désordre, vous pouvez soit téléverser un fichier complet, ou encore un ou des fichiers incrémentiels qui combleront la lacune dans la séquence. NE modifiez PAS manuellement et NE renommez PAS vos fichiers, car il en résultera des rapports inexacts et imprévisibles, ce qui risque d’exiger beaucoup de votre temps pour le rapprochement comptable ou la correction.

Q :  Que faut-il faire en cas de réception du message d’erreur suivant : Numéro administratif non existant dans le RéseauRLP : 00000000000000000xxx

Ce message d’erreur est habituellement accompagné du nom du courtier. Dans la plupart des cas, vous devez ajouter le numéro administratif dans le profil de la personne sur le Réseaurlp. Si, pour quelque raison que ce soit, cette solution ne fonctionne pas, écrivez au centre d’assistance à la clientèle à aide@royallepage.ca pour obtenir de l’aide.

Q :  Que faut-il faire lorsque, dans notre dossier, un message d’erreur affiche une transaction associée à un courtier actif, alors que celui-ci n’est plus actif?

Communiquez avec le centre d’assistance à la clientèle à aide@royallepage.ca.

Q :  Que faut-il faire lorsque la facture ne tient pas compte des frais d’un adjoint devenu un courtier payeur?

Communiquez avec le centre d’assistance à la clientèle à aide@royallepage.ca. 

Q :  Que représente la recherche « Dans les 30 derniers jours » du formulaire d’entrée de la transaction?

Cette fonction dresse une liste de toutes les transactions conclues au cours des 30 derniers jours. Notez qu’il s’agit ici des 30 jours précédents la date de la recherche, et non du mois précédent.

Facturation et rapports Excel

Q :  Où puis-je trouver les renseignements sur les montants affichés sur ma facture?

Divers rapports Excel sont à votre disposition. Vous y accéderez en consultant la page Soumission de rapports financiers de la section Gestions > Gestions financière. Cliquez sur Rapports Excel dans le menu déroulant. Vous pourrez alors choisir un rapport Excel selon le mois, l’année et l’emplacement.

Q :  D’où proviennent les données inscrites dans les rapports Excel?

Les renseignements inscrits dans les rapports Excel sont obtenus directement de vos téléversements de fichier et de vos saisies de transaction, ainsi que des données les plus à jour de la liste. Les soldes totaux du rapport Excel correspondent à ceux de votre facture.

Q :  Où puis-je trouver la transaction qui a donné lieu au plafonnement des frais d’un courtier?

Les rapports des « renseignements complets sur la liste et les transactions » à la page des Rapports Excel sur le Réseaurlp contiennent tous les renseignements associés aux frais fixes et aux frais variables pour le mois, l’année et l’emplacement sélectionnés. Vous pouvez filtrer la colonne des « frais plafonnés » pour voir toutes les transactions plafonnées et la date où elles ont plafonné. Le montant plafonné est pris en compte dans le total des frais variables dus de votre facture.

Q :  Comment puis-je corriger une mauvaise attribution de transaction à un courtier, qui est maintenant plafonné en raison de la transaction?

Pour attribuer une transaction au bon courtier et corriger l’erreur de plafonnement, modifiez les données dans votre système administratif (p. ex., Lonewolf/Gimmi) et téléversez les nouvelles données. Si vous utilisez la saisie de transaction, corrigez au moyen du formulaire d’entrée de transaction. Si le changement est effectué après la date de facturation, il sera pris en compte en tant que modification sur la facture du mois suivant, et cette modification s’affichera par type (p. ex., frais variables par rapport à frais fixes) et par mois.

Q :  Comment puis-je appliquer les changements que j’ai apportés aux renseignements de ma liste d’effectifs (p. ex., le congédiement d’un employé) à ma facture actuelle?

Toutes les modifications apportées à la liste ou tous les téléversements de fichier et toutes les saisies de transaction effectués après la date de facturation (voir plus bas pour une définition de la date de facturation) figurent en tant que modification sur la facture du mois suivant. Si les modifications sont apportées avant la date de facturation, elles seront prises en compte dans la facture courante.

Q :  Quels sont les différents rapports Excel offerts et quels renseignements contiennent-ils?

Les rapports Excel suivants vous fourniront les renseignements nécessaires pour vous aider à comprendre vos soldes de facture.

  • Liste complète et renseignements sur la transaction – Il s’agit d’un rapport détaillé qui contient TOUS les renseignements associés aux frais variables et aux frais fixes. Il dresse la liste des courtiers, des numéros de transaction et des renseignements sur le plafonnement utilisés dans le calcul des frais fixes et des frais variables dans la facture.
  • Renseignements sur les rétributions des courtiers – Ce rapport dégage les renseignements portant sur les rétributions des courtiers tirés de la liste complète et les renseignements des transactions afin de faciliter le rapprochement entre les soldes des rétributions dans ces rapports et les commissions de vos rapports du système administratif.
  • Sommaire des rétributions des courtiers – Ce rapport résume les renseignements sur les rétributions des courtiers mentionnés précédemment, par courtier.
  • Correspondance des numéros administratifs – Ce rapport fournit une liste de courtiers dont le numéro administratif inscrit dans le fichier téléversé de leur système administratif diffère du numéro entré dans le Réseaurlp.
  • Nouvelles embauches et licenciements – Ce rapport dresse une liste des courtiers embauchés ou licenciés dans le Réseaurlp pendant le mois sélectionné, en précisant la date à laquelle le courtier a été embauché ou licencié.
  • Sommaire de la liste et des rétributions – Ce rapport résume les frais fixes et les frais variables dus par le courtier au cours du mois.
  • Renseignements sur les modifications, frais fixes Ce rapport expose en détail les modifications apportées aux frais fixes associés aux renseignements de la liste déclarés dans la facture, par mois.
  • Renseignements sur les modifications, frais variables Ce rapport expose en détail les modifications apportées aux frais variables associés aux transactions déclarées dans la facture, par mois.

Q :  Combien de temps faut-il pour téléverser un fichier et générer une facture?

Le moment où une facture est générée dépend de la taille du fichier téléversé et du nombre de fichiers déjà sur liste d’attente. La production d’une facture peut prendre de quelques minutes à environ 24 heures. Pour les formulaires d’entrée de transaction, la transaction saisie est traitée et une ÉBAUCHE de facture est générée dans une période allant de quelques minutes à environ 24 heures.

Facturation et verrouillage de facture 

Veuillez consulter le site de formation pour des exemples de scénarios associés au NOUVEAU processus automatisé de finalisation des factures.

Q :  Quand le NOUVEAU mécanisme de verrouillage automatisé des factures prendra-t-il effet?

Le processus automatisé prendra effet le 8 février 2019. Ainsi, votre rapport financier du mois de janvier 2019, y compris les transactions conclues en janvier et le nombre de courtiers (liste), sera automatiquement verrouillé le 8 février 2019. Le 8 février 2019, le bouton Vérifier sera désactivé.

Q :  À quoi sert le NOUVEAU mécanisme de verrouillage automatisé des factures?

Le NOUVEAU mécanisme de verrouillage automatisé des factures élimine le processus manuel de « vérification » d’une facture.  À compter du 8 février 2019, la facture sera verrouillée à une date et une heure précises (le 8jour suivant le mois de facturation, à 23 h 59, ou à la « date de facturation »). Elle est alors considérée comme FINALE. Les franchises doivent téléverser les fichiers, saisir les transactions et mettre à jour leurs listes avant la date de facturation, afin de faire en sorte que leurs données financières mensuelles complètes soient prises en compte dans la facture. Toute modification apportée à un fichier téléversé ou à une transaction saisie après la date de facturation sera prise en compte sur une prochaine facture.

Q :  Qu’est-ce que le mois de facturation?

Le mois de facturation est le mois où Royal LePage a fourni des services à votre agence immobilière. Les frais fixes et les frais variables pour le mois de facturation seront facturés à une date de facturation et sont dus le 10e jour suivant la fin du mois de facturation. 

Q :  Quelle est la date de facturation?

La date de facturation est la date à laquelle la facture (qui tient compte des frais fixes et des frais variables du mois de facturation) est préparée. C’est à cette date qu’une facture FINALE est générée, soit à 23 h 59 le 8jour suivant le mois de facturation (décrit plus haut).

Q :  Qu’est-ce qu’une ÉBAUCHE de facture et une facture FINALE?

Une ÉBAUCHE de facture consiste en des données tirées de vos téléversements de fichier et de vos saisies de transaction, ainsi que de votre liste sur le Réseaurlp, du 9e jour du mois de facturation à la date suivante de facturation. L’ÉBAUCHE de facture est filigranée et susceptible d’être modifiée à la suite de modifications apportées aux renseignements sur la transaction ou à la liste depuis la date de votre dernière facture FINALE. En outre, les frais fixes indiqués sur l’ÉBAUCHE de facture représentent les frais fixes qui seront dus à la fin du mois selon les plus récents renseignements de la liste.

La facture FINALE est constituée des données tirées de la dernière ÉBAUCHE de facture. Seule une copie de la version FINALE de la facture sera conservée et archivée dans le Système de rapports financiers (SRF).

Q :  Quelle sera l’incidence du processus automatisé sur nos téléversements de fichier et nos saisies de transactions?

Si vous omettez de téléverser les fichiers, de saisir les transactions ou de mettre à jour les renseignements sur la liste avant la date de facturation, vous devrez rajuster le moment de votre téléversement de fichier ou de votre saisie de transaction, afin que vos transactions mensuelles et vos renseignements sur la liste soient saisis correctement et complètement avant la date de facturation.

Q :  En tant que franchise, que devons-nous faire pour nous assurer que nos données financières sont prises en compte de façon exacte et complète dans le cadre de ce nouveau processus?

La franchise est propriétaire de ses données financières, et comme il s’agit d’un système d’auto-déclaration, votre agence immobilière doit faire en sorte que les données téléversées et saisies soient exactes et complètes. Vous devez donc, avant de téléverser les fichiers, de saisir les données et de mettre à jour les renseignements de la liste, réviser vos données financières, puis examiner l’ÉBAUCHE de facture. Pour veiller à ce que vos données financières soient prises en compte dans votre facturation, assurez-vous de terminer le téléversement des fichiers, la saisie des données et la mise à jour des renseignements de la liste avant la date de facturation.

Q :  Comment les frais fixes sont-ils calculés sur la facture?

L’ÉBAUCHE de facture sera mise à jour quotidiennement jusqu’à la date de facturation, afin qu’elle tienne compte des renseignements les plus récents de la liste.

Dans le but d’assurer une facturation exacte et complète des frais fixes, révisez vos renseignements de la liste sur le Réseaurlp et apportez les modifications nécessaires avant la date de facturation. À ce moment, la facture sera considérée comme FINALE.

Q :  Y aura-t-il des frais variables si j’effectue le téléversement après la date de facturation?

Les frais variables téléversés après la date de facturation associés au mois de facturation le plus récent seront pris en compte dans la facture mensuelle suivante en tant que modifications, lesquelles seront affichées selon le type et le mois des modifications.

Q :  Je n’ai jamais téléversé un fichier ou saisi une transaction au moyen du formulaire d’entrée manuelle. À quoi dois-je m’attendre lorsque je téléverserai un fichier ou saisirai une transaction de cette façon pour la première fois le 8 février 2019?

Ceux qui n’ont jamais téléversé un fichier ou saisi une transaction au moyen du formulaire d’entrée manuelle n’ont aucune facture dans le Système de rapports financiers (SRF) à l’heure actuelle. Si vous effectuez votre premier téléversement le 8 février 2019, le SRF génèrera une ébauche de facture constituée de vos transactions de fin de mois de janvier 2019 et des renseignements de la liste. La facture sera considérée comme FINALE le 8 février 2019 à 23 h 59.

En outre, le SRF génèrera des factures pour tous les mois où vous n’avez précédemment préparé aucune facture, jusqu’à votre dernière date d’audit, et ces factures comprendront les frais fixes et variables mensuels.

À la date de facturation suivante (le 8 mars 2019), au moment de téléverser les fichiers ou de saisir les transactions au moyen du formulaire d’entrée manuelle, le SRF génèrera une facture comprenant vos transactions de fin de mois de février 2019 et les renseignements de la liste. Cette facture comprendra également les modifications éventuelles que vous aurez apportées aux transactions ou aux renseignements de la liste associés à des mois précédant le mois de février 2019. 

Q :  J’ai téléversé des fichiers ou saisi des transactions au moyen du formulaire d’entrée manuelle, mais je n’ai PAS vérifié mes factures des mois précédents. Qu’adviendra-t-il de ces factures?

Toutes les factures non vérifiées dans le SRF seront automatiquement verrouillées (« vérifiées ») le 8 février 2019 à 23 h 59. 

Q :  J’ai téléversé des fichiers ou saisi des transactions au moyen du formulaire d’entrée manuelle, et j’ai vérifié mes factures des mois précédents. Qu’adviendra-t-il de ces factures?

AUCUNE modification ne sera apportée aux factures qui ont été vérifiées au cours des mois précédents. Toutefois, si des modifications à une transaction ou aux renseignements de la liste sont apportées dans le nouveau fichier téléversé ou dans le formulaire d’entrée manuelle des mois précédents, elles seront traitées en tant que modifications sur votre facture de janvier 2019.  

Q :  À quel moment les frais d’intérêts commencent-ils à courir?

Les frais d’intérêts commencent à courir à l’échéance, qui est de 10 jours suivant le mois de facturation. Si vous omettez de téléverser les fichiers ou de saisir les transactions au moyen du formulaire d’entrée manuelle avant la date de facturation, les intérêts seront calculés comme si vous aviez téléversé les renseignements correctement. Par conséquent, si vous effectuez un paiement avant le 10e jour du mois, vous éviterez les frais d’intérêts sur le solde dû pour le mois précédent.