Instructions pour les dirigeants-propriétaires et les administrateurs
Pour commencer
Merci d’avoir franchi un premier pas dans votre engagement auprès de la Fondation Un toit pour tousMD de Royal LePageMD! Votre soutien est précieux pour les femmes et les enfants de votre communauté qui cherchent à mettre un terme à la violence et aux abus dont ils sont victimes et à prendre un nouveau départ. Pour commencer à exercer une influence positive, veuillez suivre les étapes suivantes :
Communiquez avec nous à fondation@royallepage.ca pour être jumelé à votre centre d’hébergement pour femmes local.
Si vous avez un centre en tête, veuillez nous en informer. Dans le but de garantir que tous les dons et les fonds recueillis demeurent dans la communauté où ils ont été recueillis, nous jumelons les bureaux de Royal LePage aux centres d’hébergement pour femmes de leur région, plus précisément ceux qui viennent en aide aux femmes et aux enfants victimes de violence conjugale (plutôt que les centres qui s’occupent des sans-abri ou qui répondent à d’autres besoins).
Royal LePage Canada couvre les frais administratifs de la Fondation Un toit pour tous, de sorte que la totalité des fonds sont versés à notre cause. Vous pourrez verser l’intégralité du montant de votre collecte de fonds et de vos dons personnels à votre centre d’hébergement local pour femmes, ou en verser une partie au soutien de programmes nationaux de prévention de la violence conjugale.
Communiquez avec votre centre d’hébergement partenaire confirmé.
Organisez une rencontre pour prendre connaissance des services offerts par votre maison d’hébergement, de ses besoins les plus pressants et de sa liste de souhaits. Vous pouvez ensuite indiquer le type de soutien que vous comptez apporter (financier, dons de marchandises, bénévolat) ainsi que vos attentes (le cas échéant) en retour. N’oubliez pas d’inviter un représentant du centre d’hébergement à prendre la parole lors d’une réunion. Cela donnera un visage humain à la cause et motivera votre groupe à s’impliquer et à donner généreusement!
Envisagez de former un comité pour contribuer à la Fondation.
Profitez des talents et de l’enthousiasme de vos courtiers les plus généreux et les plus influents. Se réunir pour discuter des activités philanthropiques et de l’engagement envers la communauté de votre agence immobilière peut aussi être bon pour le moral et faciliter l’adhésion de tout le personnel du bureau lorsque vous commencerez à entreprendre des initiatives de la Fondation Un toit pour tous.
Décidez de la manière dont vous soutiendrez la cause et fixez un objectif.
Les courtiers peuvent recueillir de l’argent en donnant une partie de leurs rétributions pour chaque transaction, les dirigeants d’agence et le personnel peuvent effectuer des retenues à la source mensuelles et, en tant qu’équipe, votre bureau peut organiser des activités de bienfaisance. Et n’oubliez pas le Défi-randonnée au profit de la Fondation Un toit pour tous, le programme Fleurs pour toit et nos autres façons de vous engager! Si vous envisagez de faire des dons de produits divers (par exemple, des cadeaux de Noël, des vêtements neufs ou des articles ménagers pour aider une femme à quitter le refuge), veuillez toujours contacter directement votre partenaire du refuge à l’avance pour déterminer quels sont ses besoins et ses priorités à ce moment-là.
Dites à vos clients et à votre communauté que vous soutenez votre centre d’hébergement.
Montrer que vous êtes socialement responsable permettra de renforcer votre engagement et votre participation à cette cause importante. Vous pouvez le faire en partageant des photos de vos présentations de chèques, en invitant des représentants du centre d’hébergement à participer à vos événements, en envoyant un communiqué de presse aux médias locaux pour faire le point sur votre participation et vos activités et en encourageant les courtiers à parler de la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage à des clients actuels et potentiels.
Recueillir et remettre les dons et les recettes des collectes de fonds
Veuillez suivre ces instructions lorsque vous vous préparez à recueillir et à remettre les dons à votre agence immobilière.
Invitez les courtiers à s’inscrire en ligne pour devenir donateur de rétributions.
- En ligne (de préférence) : Le courtier doit remplir un formulaire en ligne qui sera acheminé directement à l’équipe de la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage. Lorsque nous recevons de nouveaux formulaires par l’intermédiaire de ce site, nous envoyons une copie à l’administrateur de l’agence immobilière ou du bureau du courtier en question.
- Papier : Demandez au courtier de remplir et de signer ce formulaire, puis envoyez immédiatement une copie par courriel à l’adresse fondation@royallepage.ca. Le courtier devrait également recevoir une copie aux fins de référence ultérieure. Il est très utile pour notre équipe de commencer à créer des registres dans notre base de données sur les donateurs avant que les fonds n’arrivent, alors ne tardez pas à nous envoyer ces formulaires remplis pour les nouvelles inscriptions !
Si un courtier souhaite modifier le montant de son don par rétribution, il doit faire état de cette modification par écrit à des fins de référence ultérieure. Vous n’avez pas à aviser l’équipe de la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage, mais vos systèmes de comptabilité doivent refléter le nouveau montant.
Procédez à la déduction du don au moment où la transaction est conclue et que les rétributions sont versées.
Bon nombre des logiciels de comptabilité immobilière reconnus peuvent facilement être utilisés pour traiter des déductions récurrentes à des fins de dons et permettent de faire le suivi des montants accumulés perçus et dus à la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage. Veuillez communiquer avec votre fournisseur de logiciel ou avec la Fondation si vous avez besoin d’aide pour configurer ce processus.
Remettez les dons de rétributions par l’entremise d’un seul chèque émis par l’agence immobilière chaque mois ou chaque trimestre.
Ainsi, votre partenaire du centre d’hébergement reçoit un flux régulier de dons tout au long de l’année et aide l’équipe de la Fondation Un toit pour tous à éviter les retards en fin d’année.
Faites votre chèque à l’ordre de la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage et ajoutez une liste des courtiers et des montants de leurs contributions.
Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous pouvez obtenir des rapports générés par le système. Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels ou sensibles dans vos versements (p. ex., noms des clients, adresses des propriétés, numéros d’assurance sociale). Pour les recettes provenant d’événements de bienfaisance, veuillez les remettre à la Fondation Un toit pour tous dans les 10 jours ouvrables suivant la fin de l’événement. Vous devez remettre les chèques libellés directement à l’ordre de la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage simultanément. Nous remettons des reçus officiels conformément à notre politique.
Indiquez si vous souhaitez que le chèque officiel de la Fondation Un toit pour tous vous soit envoyé par la poste pour que vous puissiez le remettre en mains propres ou s’il doit être envoyé directement au centre d’hébergement en votre nom.
Dans le premier cas, vous devriez recevoir votre chèque officiel dans les trois semaines suivant la date où nous recevrons les fonds. Durant certaines périodes de l’année (à la suite d’événements de collecte de fonds à l’échelle nationale ou pendant la période des Fêtes et le début du mois de janvier), le temps de traitement risque d’être un peu plus long. Nous vous remercions de votre patience et vous demandons d’éviter de prendre des mesures urgentes pour remettre les recettes à votre centre d’hébergement pour femmes local. Il est toujours préférable de planifier la remise du chèque une fois que vous aurez reçu votre chèque officiel de la Fondation Un toit pour tous.
La politique de la Fondation consiste à verser tous les fonds reçus à nos centres d’hébergement partenaires immédiatement à la suite du traitement. Cependant, si vous avez besoin de retenir les fonds pour une brève période, veuillez nous faire part de ces instructions au moment de la remise.
Le montant affiché sur le chèque que vous recevez de la Fondation Un toit pour tous pourrait parfois être inférieur à celui que vous nous avez envoyé. Ceci se produit dans les cas où certains de vos courtiers décident de diviser leurs dons entre le centre d’hébergement pour femmes local et les programmes de prévention de la violence conjugale.
Créez dans votre calendrier une alerte annuelle afin de vous assurer de respecter une date limite importante.
La Fondation Un toit pour tous de Royal LePage émet des reçus officiels à la fin février pour tous les dons récoltés au cours de l’année civile précédente. Pour être admissible à recevoir des reçus officiels pour une année civile donnée, la Fondation doit recevoir :
- les chèques datés (ou postdatés) entre le 31 décembre et le 15 janvier. Veuillez les envoyer par la poste à l’adresse suivante :
- les TEF ou virements bancaires au plus tard le 31 décembre. Veuillez cliquer ici pour verser les fonds par dépôt direct, TEF ou virement bancaire.
Des questions?
Communiquez avec nous à l’adresse fondation@royallepage.ca