Organiser une collecte de fonds

Outils pour les évènements

Vous trouverez, dans cette section, de nombreux outils qui vous aideront à organiser une collecte de fonds réussie au profit de la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage. Si vous avez des questions ou aimeriez obtenir de plus amples renseignements, veuillez écrire à fondation@royallepage.ca.

• Conditions générales
• Formulaire de don pour le public
• Politique relative aux reçus fiscaux/ Lignes directrices 

Suggestions d’événement :

Dans le passé, les collectes de fonds de la Fondation Un toit pour tous ont pris diverses formes : soirées officielles, importantes ventes aux enchères, tournois de cartes, défis plein air, courses/marches, nous avons tout vu! Inspirez-vous d’événements qui ont eu du succès ou consultez notre Liste de suggestions d’événement pour avoir d’autres idées.

Conseils pour l’organisation d’événements :

• Commencez doucement la première année. Vous pouvez toujours ajouter des éléments et accroître l’importance de l’événement la deuxième année!
• Avant de faire des réservations, établissez un budget qui tiendra compte des revenus possibles que vous pourrez obtenir des commanditaires, des participants et de tout autre revenu que générera la collecte de fonds (p. ex., les ventes aux enchères, les tirages 50/50). Déduisez vos dépenses estimatives, notamment les coûts liés aux locaux, à la nourriture et aux boissons, à l’impression et à la publicité, aux prix, etc. Si votre budget indique que vous ne ferez pas de profit après le travail et le nombre d’heures que vous y consacrez, il vous faudra songer à un autre type d’événement.
• Commencez à planifier votre événement jusqu’à un an d’avance. En obtenant des commandites et en déterminant les dates d’avance, vous serez assuré de réussir votre événement. Au moment de choisir une date, tenez compte des autres événements annuels qui ont lieu localement et assurez-vous que votre événement ne tombe pas un jour férié ou un jour de fête religieuse ou qu’il n’est pas en conflit avec l’industrie.
• Veillez à demander aux fournisseurs s’ils offrent des rabais pour les événements de bienfaisance.
• Songez à obtenir l’opinion de vos collègues avant de décider d’organiser un événement. Plus il y a des gens qui s’intéressent au concept, plus il est probable que vous ayez de l’aide pour planifier l’événement et plus il y aura de gens qui participeront avec enthousiasme.
• Créez un attrait « incontournable ». Il peut s’agit d’une formule unique, comme un marathon de golf, d’un nouvel emplacement ou d’un endroit exclusif, d’un(e) invité(e) célèbre, ou d’un extraordinaire prix à gagner. Assurez-vous que votre événement offre une expérience inédite aux participants!
• Formez un comité et partagez les responsabilités entre les bénévoles en fonction de leurs forces et de leurs intérêts (p. ex., collecte de fonds, réseaux sociaux/marketing, planification de l’événement). Réunissez régulièrement tous les membres du groupe pour établir les objectifs, faire des vérifications, partager des idées et vous assurer de la cohérence des efforts de planification.
• Créez du matériel promotionnel captivant à partager sur les médias sociaux. Au besoin, faites une vidéo de moins d’une minute. Assurez-vous que votre matériel promotionnel soit conforme à notre guide de la marque. Nous vous suggérons également d’éviter d’utiliser des images de femmes ou d’enfants en détresse, qui subissent des violences ou qui présentent des signes de maltraitance, comme des bleus. Bien qu’elles puissent être captivantes pour certains, ces images peuvent également être traumatisantes pour les personnes ayant subi de la violence conjugale, et elles sont de plus en plus considérées comme une exploitation inutile dans le secteur caritatif. Pour toute question, pour obtenir de l’aide ou pour demander à l’équipe de la Fondation Un toit pour tous d’examiner votre matériel, veuillez envoyer un courriel à l’adresse fondation@royallepage.ca.
• Invitez les gens personnellement! Les plateformes de médias sociaux peuvent être de précieux outils pour promouvoir votre événement, mais vous devez vous adresser directement aux gens pour leur demander d’y participer, de le commanditer ou d’y être bénévole. Une touche personnelle fait toute la différence.
• Envoyez un communiqué de presse aux médias locaux et aux chambres immobilières de la communauté pour que votre événement soit mis en avant et pour stimuler la vente de billets.
• Prévoyez des bénévoles supplémentaires pour le jour de l’événement et assurez-vous d’obtenir de l’aide tout au long de l’événement, de la mise en place au démontage des installations. N’oubliez pas de désigner quelqu’un à titre de photographe exclusif!
• Si l’événement a lieu à votre agence immobilière, demandez à votre directeur d’agence d’ajouter un avenant à la police d’assurance de l’entreprise.
• Les invités s’attendent à contribuer davantage à la cause le jour de l’événement. Ne laissez pas d’argent sur la table ! Offrez des occasions de collecte de fonds à différents prix, des articles aux enchères de valeur élevée aux billets de tirage peu coûteux.
• Fournissez une bonne raison à vos participants pour les inciter à donner généreusement à votre événement. Invitez un conférencier de votre centre d’hébergement local à partager son histoire ou à expliquer comment les dons changeront les choses dans votre communauté.
• Créez une page de collecte de fonds en ligne et demandez des dons à ceux qui ne peuvent participer à l’événement. Pour créer votre page, veuillez communiquer avec fondation@royallepage.ca.

Obtenir le soutien de commanditaires :

L’appui de commanditaires peut permettre de récolter des sommes importantes lors de votre événement de bienfaisance. Ils vous aident à couvrir vos frais ou à augmenter le montant de votre collecte de fonds en apportant des contributions supplémentaires à la cause.

Pensez aux entreprises qui souhaiteraient faire connaître leur marque à vos invités et approchez-les en premier. En vendant des propositions de commandites, vous acceptez de fournir au commanditaire une gamme définie d’avantages commerciaux en échange de leur paiement. En principe, tous les commanditaires sont mentionnés sur :

• le site Web de votre événement ou de votre entreprise;
• vos plateformes de médias sociaux;
• les enseignes ou le programme de votre événement;
• les courriels d’information envoyés avant l’événement et de remerciement envoyé après l’événement aux invités.

Des formes de reconnaissance et d’avantages peuvent être offertes aux commanditaires d’événements de bienfaisance selon la valeur et la nature exclusive de la commandite. Elles comprennent entre autres :

• des billets gratuits pour l’événement;
• des places ou des tables VIP;
• une reconnaissance spéciale par le maître de cérémonie lors des discours d’ouverture ou de clôture;
• la possibilité de prendre la parole pendant l’événement;
• un positionnement plus en vue des logos dans les brochures, sur les enseignes, etc.;
• Opportunité promotionnelle (par exemple, possibilité d’offrir des cadeaux aux invités)

Lors de la création de votre dossier de commandite, il est important de préciser ce que comprend chaque niveau de commandite, ainsi que le prix et la quantité de chaque commandite offerte. Au fur et à mesure que vos opportunités de commandite se vendent, assurez-vous de mettre à jour votre matériel pour éviter toute surprise.

Veuillez noter que les commanditaires de l’événement n’ont droit à AUCUN reçu officiel, conformément aux règles de l’Agence du revenu du Canada. Pour en savoir plus, consultez notre FAQ sur les reçus officiels.

• Télécharger un modèle de demande de commandite.
• Télécharger une lettre de remerciement pour un commanditaire.

Étant donné que vous avez le droit de dépenser l’argent obtenu via les commanditaires pour couvrir les coûts de votre événement, ceux-ci doivent faire leurs chèques à votre nom. Si les chèques de commandites sont faits à l’ordre de la Fondation Un toit pour tous^MD de Royal LePage^MD, l’argent ne pourra en aucun cas vous être restitué. Nous recommandons toujours de faire preuve de prudence à cet égard. Vous pensez peut-être ne pas avoir besoin de ces fonds maintenant, mais des dépenses imprévues pourraient vous faire changer d’avis.

Remerciements :

N’oubliez pas de dire merci aux participants et aux commanditaires chaque fois que vous le pouvez. Après l’événement, envoyez une lettre ou un message électronique pour informer tous les participants du montant total amassé et pour les remercier encore une fois de leur participation et de leur générosité à l’égard de la Fondation Un toit pour tous et de votre centre d’hébergement local. Vous pourriez aussi ajouter un lien vers les photos de l’événement, ainsi qu’une photo prise lors de la présentation du chèque à votre centre d’hébergement local et une déclaration de la part de son représentant quant à l’utilisation de ces fonds. Enfin, si vous prévoyez organiser de nouveau un tel événement, invitez-les à participer au prochain événement.

Versement des fonds :

Pour verser les fonds amassés, veuillez fournir un chèque d’entreprise du montant total de la collecte de fonds, accompagné de tous dons supplémentaires reçus lors de votre événement. Veuillez libeller votre chèque à l’ordre de la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage. Prière de ne pas envoyer d’argent par la poste.

Accompagnez votre chèque d’une lettre indiquant :

• Le nom de votre événement et la date qu’il a eu lieu;
• La personne-ressource à votre bureau et son numéro de téléphone;
• Le nom de votre centre d’hébergement local pour femmes et les directives quant au partage des fonds entre les différents centres d’hébergement partenaires;
• Si vous désirez que nous postions le chèque de don officiel directement à votre centre d’hébergement local ou à votre bureau pour que vous le présentiez vous-même au centre d’hébergement.

Pour obtenir les détails sur les dons et la documentation requise pour l’émission d’un reçu fiscal, veuillez consulter notre FAQ sur les reçus fiscaux. Veuillez noter que la Fondation Un toit pour de Royal LePage émet des reçus fiscaux à la fin de février pour tous les dons qui ont été faits au cours de l’année civile précédente.

Veuillez envoyer votre chèque et votre lettre à :

Fondation Un toit pour tous de Royal LePage

À l’attention de : Directrice administrative

39 Wynford Drive, 

Suite 200

Toronto, Ontario  M3C 3K5