Foire aux Questions du Système de rapports financiers
Liste du personnel et des membres de l’équipe
Q : Comment puis-je ajouter ou supprimer un courtier ou une équipe, et à quel moment les changements seront-ils visibles
R : Toutes les modifications à la liste peuvent être apportées sur le RéseaurlpMC. Allez à Gestion de personnel de la section Gestions, sur la page d’accueil, puis sélectionnez Gestion d’utilisateurs ou Gestion d’équipe. Les changements figureront sur tous les rapports le jour suivant.
Q : Pourquoi est-il important de maintenir à jour les renseignements de votre liste d’effectifs?
R : La mise à jour régulière des renseignements de votre liste d’effectifs, particulièrement avant la date de facturation (voir la section Facturation et verrouillage d’une facture ci-après), assure l’exactitude et l’intégralité de votre facture mensuelle. En outre, les renseignements de la liste dans le Réseaurlp sont utiles pour la remise de prix, comme celui de Recruteur de l’année, et pour déterminer les niveaux de reconnaissance de vos courtiers.
Q : Qu’est-ce que le responsable de la facturation de l’équipe mentionné à la page Gestion d’équipe?
R : Une équipe peut avoir plus d’un chef. Parmi eux, le responsable de la facturation est le membre à qui sont confiés tous les revenus de commissions bruts générés par l’équipe, lesquels serviront à la facturation et à la remise des prix. Ainsi, tous les membres de l’équipe autres que le responsable de la facturation afficheront des revenus de commissions bruts de 0 $.
Q : Je ne peux pas changer le statut d’une équipe aux services facturables pour celui de services non facturables, ou vice-versa. Pouvez-vous m’autoriser à le faire?
Une fois qu’une équipe, aux services facturables ou non, effectue des transactions, son statut ne peut être modifié, car la modification entraînerait une série de rajustements. La seule façon de changer le statut d’une équipe est d’écrire à aide@royallepage.ca, et nous traiterons la demande.
Q : Je ne peux pas remplacer un responsable de la facturation par un autre membre de l’équipe. Pouvez-vous m’autoriser à le faire?
Le responsable de la facturation de l’équipe ne peut être remplacé après que des transactions soient associées à l’équipe, car la modification entraînerait une série de rajustements. La seule façon de remplacer un responsable de la facturation par un autre membre de l’équipe est d’écrire à aide@royallepage.ca – et nous traiterons la demande.
Q : Lorsqu’une équipe décide de se dissoudre, comment distinguer les transactions qui appartiennent à l’équipe de celles qui appartiennent à un courtier individuel?
La date de clôture d’une transaction permet de déterminer si celle-ci est attribuée à une personne ou au chef d’équipe.
Q : Pourquoi m’est-il impossible de supprimer une équipe?
Si des transactions assignées à une équipe sont supprimées, elles seront alors réattribuées aux courtiers individuels, ce qui entraînerait de nombreux rajustements. Par conséquent, le siège social procède lui-même aux modifications aux équipes pour assurer un contrôle étroit et réduire les répercussions. Pour modifier une équipe, écrivez au service à la clientèle à aide@royallepage.ca.
Q : Qu’est-ce qu’un numéro administratif?
Le numéro administratif est un numéro d’identification unique attribué à chaque courtier dans le système de comptabilité et utilisé par l’agence immobilière.
Q : Où est-ce que j’inscris le numéro administratif?
Le numéro administratif peut être inscrit dans le profil d’un courtier, sous l’onglet Gestion de personnes. Si plus d’un numéro administratif est attribué à une personne, il faut inscrire chacun des numéros en les séparant d’une virgule (zzz,xxx).
Dans les rapports du système de rapports financiers, le numéro administratif est précédé d’un zéro. Il s’agit strictement d’une exigence du système. Ce zéro n’a pas à être ajouté lorsque l’on inscrit le numéro administratif dans le profil d’un utilisateur.
Téléversement des fichiers et saisie des transactions
Q : Quelle est la date limite pour le téléversement des fichiers et la saisie des transactions, pour le dossier de fin du mois?
Tous les téléversements de fichier et toutes les saisies de transaction dans le système de rapports financiers doivent être effectués avant la date de facturation (le 8e jour suivant le mois de facturation, comme décrit à la section Facturation et verrouillage d’une facture ci-après). Le système de rapports financiers génère une facture finale le jour de la facturation. Le paiement est dû deux jours plus tard (le 10e jour). Le téléversement des fichiers ou la saisie des transactions avant la date de facturation vous permettra de traiter le paiement en temps opportun et d’éviter l’imposition d’intérêts pour paiement en retard, lesquels commencent à être perçus le 11e jour du mois.
Q : Qu’est-ce qu’une erreur de téléversement de fichier?
L’erreur de téléversement de fichier indique que les données téléchargées sont inexactes (p. ex., le numéro administratif au dossier ne correspond pas à celui du Réseaurlp) ou incomplètes (p. ex., le fichier téléversé est vide). Le message d’erreur a pour objet de vous avertir d’une erreur qui doit être corrigée avant le traitement du fichier. Par conséquent, lisez-le attentivement et communiquez avec le service à la clientèle, à l’adresse aide@royallepage.ca, pour obtenir l’aide requise pour corriger l’erreur et téléverser de nouveau le fichier.
Q : Ai-je besoin de recréer un nouveau fichier LoneWolf après avoir corrigé une erreur à la suite d’un téléversement?
Que vous deviez créer un nouveau fichier LoneWolf ou téléverser de nouveau le fichier dépend de la nature de l’erreur.
Si l’erreur de téléversement est due au défaut de correspondance des numéros administratifs ou si elle est liée au traitement du fichier, vous pouvez téléverser de nouveau votre fichier ou téléverser un autre fichier complet une fois toutes les corrections nécessaires apportées dans le Réseaurlp.
Si l’erreur est attribuable à un fichier corrompu qui n’a pas été généré correctement par le système administratif ou si des renseignements requis sont absents du fichier, une nouvelle extraction complète doit être effectuée et téléversée.
Q : Comment une erreur d’exécution non séquentielle peut-elle être corrigée?
Si la séquence de vos téléversements est en désordre, vous pouvez soit téléverser un fichier complet, ou encore un ou des fichiers incrémentiels qui combleront la lacune dans la séquence. NE modifiez PAS manuellement et NE renommez PAS vos fichiers, car il en résultera des rapports inexacts et imprévisibles, ce qui risque d’exiger beaucoup de votre temps pour le rapprochement comptable ou la correction.
Q : Que faut-il faire en cas de réception du message d’erreur suivant : Numéro administratif non existant dans le RéseauRLP : 00000000000000000xxx
Ce message d’erreur est habituellement accompagné du nom du courtier. Dans la plupart des cas, vous devez ajouter le numéro administratif dans le profil de la personne sur le Réseaurlp. Si, pour quelque raison que ce soit, cette solution ne fonctionne pas, écrivez au centre d’assistance à la clientèle à aide@royallepage.ca pour obtenir de l’aide.
Q : Que faut-il faire lorsque, dans notre dossier, un message d’erreur affiche une transaction associée à un courtier actif, alors que celui-ci n’est plus actif?
Communiquez avec le centre d’assistance à la clientèle à aide@royallepage.ca.
Q : Que faut-il faire lorsque la facture ne tient pas compte des frais d’un adjoint devenu un courtier payeur?
Communiquez avec le centre d’assistance à la clientèle à aide@royallepage.ca.
Q : Que représente la recherche « Dans les 30 derniers jours » du formulaire d’entrée de la transaction?
Cette fonction dresse une liste de toutes les transactions conclues au cours des 30 derniers jours. Notez qu’il s’agit ici des 30 jours précédents la date de la recherche, et non du mois précédent.
Facturation et rapports Excel
Q : Où puis-je trouver les renseignements sur les montants affichés sur ma facture?
Divers rapports Excel sont à votre disposition. Vous y accéderez en consultant la page Soumission de rapports financiers de la section Gestions > Gestions financière. Cliquez sur Rapports Excel dans le menu déroulant. Vous pourrez alors choisir un rapport Excel selon le mois, l’année et l’emplacement.
Q : D’où proviennent les données inscrites dans les rapports Excel?
Les renseignements inscrits dans les rapports Excel sont obtenus directement de vos téléversements de fichier et de vos saisies de transaction, ainsi que des données les plus à jour de la liste. Les soldes totaux du rapport Excel correspondent à ceux de votre facture.
Q : Où puis-je trouver la transaction qui a donné lieu au plafonnement des frais d’un courtier?
Les rapports des « renseignements complets sur la liste et les transactions » à la page des Rapports Excel sur le Réseaurlp contiennent tous les renseignements associés aux frais fixes et aux frais variables pour le mois, l’année et l’emplacement sélectionnés. Vous pouvez filtrer la colonne des « frais plafonnés » pour voir toutes les transactions plafonnées et la date où elles ont plafonné. Le montant plafonné est pris en compte dans le total des frais variables dus de votre facture.
Q : Comment puis-je corriger une mauvaise attribution de transaction à un courtier, qui est maintenant plafonné en raison de la transaction?
Pour attribuer une transaction au bon courtier et corriger l’erreur de plafonnement, modifiez les données dans votre système administratif (p. ex., Lonewolf/Gimmi) et téléversez les nouvelles données. Si vous utilisez la saisie de transaction, corrigez au moyen du formulaire d’entrée de transaction. Si le changement est effectué après la date de facturation, il sera pris en compte en tant que modification sur la facture du mois suivant, et cette modification s’affichera par type (p. ex., frais variables par rapport à frais fixes) et par mois.
Q : Comment puis-je appliquer les changements que j’ai apportés aux renseignements de ma liste d’effectifs (p. ex., le congédiement d’un employé) à ma facture actuelle?
Toutes les modifications apportées à la liste ou tous les téléversements de fichier et toutes les saisies de transaction effectués après la date de facturation (voir plus bas pour une définition de la date de facturation) figurent en tant que modification sur la facture du mois suivant. Si les modifications sont apportées avant la date de facturation, elles seront prises en compte dans la facture courante.
Q : Quels sont les différents rapports Excel offerts et quels renseignements contiennent-ils?
Les rapports Excel suivants vous fourniront les renseignements nécessaires pour vous aider à comprendre vos soldes de facture.
- Liste complète et renseignements sur la transaction – Il s’agit d’un rapport détaillé qui contient TOUS les renseignements associés aux frais variables et aux frais fixes. Il dresse la liste des courtiers, des numéros de transaction et des renseignements sur le plafonnement utilisés dans le calcul des frais fixes et des frais variables dans la facture.
- Renseignements sur les rétributions des courtiers – Ce rapport dégage les renseignements portant sur les rétributions des courtiers tirés de la liste complète et les renseignements des transactions afin de faciliter le rapprochement entre les soldes des rétributions dans ces rapports et les commissions de vos rapports du système administratif.
- Sommaire des rétributions des courtiers – Ce rapport résume les renseignements sur les rétributions des courtiers mentionnés précédemment, par courtier.
- Correspondance des numéros administratifs – Ce rapport fournit une liste de courtiers dont le numéro administratif inscrit dans le fichier téléversé de leur système administratif diffère du numéro entré dans le Réseaurlp.
- Nouvelles embauches et licenciements – Ce rapport dresse une liste des courtiers embauchés ou licenciés dans le Réseaurlp pendant le mois sélectionné, en précisant la date à laquelle le courtier a été embauché ou licencié.
- Sommaire de la liste et des rétributions – Ce rapport résume les frais fixes et les frais variables dus par le courtier au cours du mois.
- Renseignements sur les modifications, frais fixes – Ce rapport expose en détail les modifications apportées aux frais fixes associés aux renseignements de la liste déclarés dans la facture, par mois.
- Renseignements sur les modifications, frais variables – Ce rapport expose en détail les modifications apportées aux frais variables associés aux transactions déclarées dans la facture, par mois.
Q : Combien de temps faut-il pour téléverser un fichier et générer une facture?
Le moment où une facture est générée dépend de la taille du fichier téléversé et du nombre de fichiers déjà sur liste d’attente. La production d’une facture peut prendre de quelques minutes à environ 24 heures. Pour les formulaires d’entrée de transaction, la transaction saisie est traitée et une ÉBAUCHE de facture est générée dans une période allant de quelques minutes à environ 24 heures.
Facturation et verrouillage de facture
Veuillez consulter le site de formation pour des exemples de scénarios associés au NOUVEAU processus automatisé de finalisation des factures.
Q : Quand le NOUVEAU mécanisme de verrouillage automatisé des factures prendra-t-il effet?
Le processus automatisé prendra effet le 8 février 2019. Ainsi, votre rapport financier du mois de janvier 2019, y compris les transactions conclues en janvier et le nombre de courtiers (liste), sera automatiquement verrouillé le 8 février 2019. Le 8 février 2019, le bouton Vérifier sera désactivé.
Q : À quoi sert le NOUVEAU mécanisme de verrouillage automatisé des factures?
Le NOUVEAU mécanisme de verrouillage automatisé des factures élimine le processus manuel de « vérification » d’une facture. À compter du 8 février 2019, la facture sera verrouillée à une date et une heure précises (le 8e jour suivant le mois de facturation, à 23 h 59, ou à la « date de facturation »). Elle est alors considérée comme FINALE. Les franchises doivent téléverser les fichiers, saisir les transactions et mettre à jour leurs listes avant la date de facturation, afin de faire en sorte que leurs données financières mensuelles complètes soient prises en compte dans la facture. Toute modification apportée à un fichier téléversé ou à une transaction saisie après la date de facturation sera prise en compte sur une prochaine facture.
Q : Qu’est-ce que le mois de facturation?
Le mois de facturation est le mois où Royal LePage a fourni des services à votre agence immobilière. Les frais fixes et les frais variables pour le mois de facturation seront facturés à une date de facturation et sont dus le 10e jour suivant la fin du mois de facturation.
Q : Quelle est la date de facturation?
La date de facturation est la date à laquelle la facture (qui tient compte des frais fixes et des frais variables du mois de facturation) est préparée. C’est à cette date qu’une facture FINALE est générée, soit à 23 h 59 le 8e jour suivant le mois de facturation (décrit plus haut).
Q : Qu’est-ce qu’une ÉBAUCHE de facture et une facture FINALE?
Une ÉBAUCHE de facture consiste en des données tirées de vos téléversements de fichier et de vos saisies de transaction, ainsi que de votre liste sur le Réseaurlp, du 9e jour du mois de facturation à la date suivante de facturation. L’ÉBAUCHE de facture est filigranée et susceptible d’être modifiée à la suite de modifications apportées aux renseignements sur la transaction ou à la liste depuis la date de votre dernière facture FINALE. En outre, les frais fixes indiqués sur l’ÉBAUCHE de facture représentent les frais fixes qui seront dus à la fin du mois selon les plus récents renseignements de la liste.
La facture FINALE est constituée des données tirées de la dernière ÉBAUCHE de facture. Seule une copie de la version FINALE de la facture sera conservée et archivée dans le Système de rapports financiers (SRF).
Q : Quelle sera l’incidence du processus automatisé sur nos téléversements de fichier et nos saisies de transactions?
Si vous omettez de téléverser les fichiers, de saisir les transactions ou de mettre à jour les renseignements sur la liste avant la date de facturation, vous devrez rajuster le moment de votre téléversement de fichier ou de votre saisie de transaction, afin que vos transactions mensuelles et vos renseignements sur la liste soient saisis correctement et complètement avant la date de facturation.
Q : En tant que franchise, que devons-nous faire pour nous assurer que nos données financières sont prises en compte de façon exacte et complète dans le cadre de ce nouveau processus?
La franchise est propriétaire de ses données financières, et comme il s’agit d’un système d’auto-déclaration, votre agence immobilière doit faire en sorte que les données téléversées et saisies soient exactes et complètes. Vous devez donc, avant de téléverser les fichiers, de saisir les données et de mettre à jour les renseignements de la liste, réviser vos données financières, puis examiner l’ÉBAUCHE de facture. Pour veiller à ce que vos données financières soient prises en compte dans votre facturation, assurez-vous de terminer le téléversement des fichiers, la saisie des données et la mise à jour des renseignements de la liste avant la date de facturation.
Q : Comment les frais fixes sont-ils calculés sur la facture?
L’ÉBAUCHE de facture sera mise à jour quotidiennement jusqu’à la date de facturation, afin qu’elle tienne compte des renseignements les plus récents de la liste.
Dans le but d’assurer une facturation exacte et complète des frais fixes, révisez vos renseignements de la liste sur le Réseaurlp et apportez les modifications nécessaires avant la date de facturation. À ce moment, la facture sera considérée comme FINALE.
Q : Y aura-t-il des frais variables si j’effectue le téléversement après la date de facturation?
Les frais variables téléversés après la date de facturation associés au mois de facturation le plus récent seront pris en compte dans la facture mensuelle suivante en tant que modifications, lesquelles seront affichées selon le type et le mois des modifications.
Q : Je n’ai jamais téléversé un fichier ou saisi une transaction au moyen du formulaire d’entrée manuelle. À quoi dois-je m’attendre lorsque je téléverserai un fichier ou saisirai une transaction de cette façon pour la première fois le 8 février 2019?
Ceux qui n’ont jamais téléversé un fichier ou saisi une transaction au moyen du formulaire d’entrée manuelle n’ont aucune facture dans le Système de rapports financiers (SRF) à l’heure actuelle. Si vous effectuez votre premier téléversement le 8 février 2019, le SRF génèrera une ébauche de facture constituée de vos transactions de fin de mois de janvier 2019 et des renseignements de la liste. La facture sera considérée comme FINALE le 8 février 2019 à 23 h 59.
En outre, le SRF génèrera des factures pour tous les mois où vous n’avez précédemment préparé aucune facture, jusqu’à votre dernière date d’audit, et ces factures comprendront les frais fixes et variables mensuels.
À la date de facturation suivante (le 8 mars 2019), au moment de téléverser les fichiers ou de saisir les transactions au moyen du formulaire d’entrée manuelle, le SRF génèrera une facture comprenant vos transactions de fin de mois de février 2019 et les renseignements de la liste. Cette facture comprendra également les modifications éventuelles que vous aurez apportées aux transactions ou aux renseignements de la liste associés à des mois précédant le mois de février 2019.
Q : J’ai téléversé des fichiers ou saisi des transactions au moyen du formulaire d’entrée manuelle, mais je n’ai PAS vérifié mes factures des mois précédents. Qu’adviendra-t-il de ces factures?
Toutes les factures non vérifiées dans le SRF seront automatiquement verrouillées (« vérifiées ») le 8 février 2019 à 23 h 59.
Q : J’ai téléversé des fichiers ou saisi des transactions au moyen du formulaire d’entrée manuelle, et j’ai vérifié mes factures des mois précédents. Qu’adviendra-t-il de ces factures?
AUCUNE modification ne sera apportée aux factures qui ont été vérifiées au cours des mois précédents. Toutefois, si des modifications à une transaction ou aux renseignements de la liste sont apportées dans le nouveau fichier téléversé ou dans le formulaire d’entrée manuelle des mois précédents, elles seront traitées en tant que modifications sur votre facture de janvier 2019.
Q : À quel moment les frais d’intérêts commencent-ils à courir?
Les frais d’intérêts commencent à courir à l’échéance, qui est de 10 jours suivant le mois de facturation. Si vous omettez de téléverser les fichiers ou de saisir les transactions au moyen du formulaire d’entrée manuelle avant la date de facturation, les intérêts seront calculés comme si vous aviez téléversé les renseignements correctement. Par conséquent, si vous effectuez un paiement avant le 10e jour du mois, vous éviterez les frais d’intérêts sur le solde dû pour le mois précédent.