Organiser une collecte de fonds

L’organisation d’un événement est une excellente façon d’amasser des fonds au profit de votre centre d’hébergement local pour femmes et d’obtenir l’appui de vos collègues à l’égard d’une bonne cause! Nous vous encourageons à nous faire part des événements que vous songez à organiser en soumettant un Formulaire de renseignements relatifs à un événement de collecte de fonds. La Fondation Un toit pour tous^MD de Royal LePage^MD peut vous fournir des ballons et une banderole, ainsi qu’un chèque de grand format pour annoncer le total des dons amassés. La Fondation Un toit pour tous vous aidera aussi en faisant la promotion de votre événement sur les réseaux sociaux et soulignera votre réussite sur le blogue L’Atout gagnant!

Veuillez consulter notre section Outils pour les événements pour d’autres ressources.

Si vous songez à organiser un tournoi de golf, veuillez consulter notre guide pour l’organisation d’un tournoi de golf réussi.

Suggestions d’événement :

Dans le passé, les collectes de fonds de la Fondation Un toit pour tous ont pris diverses formes : soirées officielles, importantes ventes aux enchères, tournois de cartes, défis plein air, courses/marches, nous avons tout vu! Inspirez-vous d’événements qui ont eu du succès ou consultez notre Liste de suggestions d’événement pour avoir d’autres idées.

Conseils pour l’organisation d’événements :

• Commencez doucement la première année. Vous pouvez toujours ajouter des éléments et accroître l’importance de l’événement la deuxième année!
• Avant de faire des réservations, établissez un budget qui tiendra compte des revenus possibles que vous pourrez obtenir des commanditaires, des participants et de tout autre revenu que générera la collecte de fonds (p. ex., les ventes aux enchères, les tirages 50/50). Déduisez vos dépenses estimatives, notamment les coûts liés aux locaux, à la nourriture et aux boissons, à l’impression et à la publicité, aux prix, etc. Si votre budget indique que vous ne ferez pas de profit après le travail et le nombre d’heures que vous y consacrez, il vous faudra songer à un autre type d’événement.
• Commencez à planifier votre événement jusqu’à un an d’avance. En obtenant des commandites et en déterminant les dates d’avance, vous serez assuré de réussir votre événement. Au moment de choisir une date, tenez compte des autres événements annuels qui ont lieu localement et assurez-vous que votre événement ne tombe pas un jour férié ou un jour de fête religieuse ou qu’il n’est pas en conflit avec l’industrie.
• Songez à obtenir l’opinion de vos collègues avant de décider d’organiser un événement. Plus il y a des gens qui s’intéressent au concept, plus il est probable que vous ayez de l’aide pour planifier l’événement et plus il y aura de gens qui participeront avec enthousiasme.
• Créez un attrait « incontournable ». Il peut s’agit d’une formule unique, comme un marathon de golf, d’un nouvel emplacement ou d’un endroit exclusif, d’un(e) invité(e) célèbre, ou d’un extraordinaire prix à gagner. Assurez-vous que votre événement offre une expérience inédite aux participants!
• Formez un comité et partagez les responsabilités entre les bénévoles en fonction de leurs forces et de leurs intérêts (p. ex., collecte de fonds, réseaux sociaux/marketing, planification de l’événement). Réunissez régulièrement tous les membres du groupe pour établir les objectifs, faire des vérifications, partager des idées et vous assurer de la cohérence des efforts de planification.
• Prévoyez des bénévoles supplémentaires pour le jour de l’événement et assurez-vous d’obtenir de l’aide tout au long de l’événement, de la mise en place au démontage des installations. N’oubliez pas de désigner quelqu’un à titre de photographe exclusif!
• Si l’événement a lieu à votre agence immobilière, demandez à votre directeur d’agence d’ajouter un avenant à la police d’assurance de l’entreprise.

Conseils pour votre collecte de fonds :

• Songez à obtenir une partie substantielle du revenu généré par votre collecte de fonds à même le prix du billet.
• Demandez à vos partenaires commerciaux de commanditer votre événement et mentionnez leurs noms dans votre matériel publicitaire de l’événement, sur les affiches et/ou en cours de discussion. Veuillez noter que, conformément aux règles de l’Agence du revenu du Canada, les commanditaires d’événements NE sont PAS admissibles aux reçus fiscaux.  Pour plus de détails, consultez notre FAQ sur les reçus fiscaux.
  
  • Télécharger un modèle de demande de commandite
  • Télécharger une lettre de remerciement au commanditaire
  • Offrez des occasions de collecte de fonds à différents prix, des commandites de valeur élevée aux billets de tirage peu coûteux.
  • Fournissez une bonne raison à vos participants pour les inciter à donner généreusement à votre événement. Invitez un conférencier de votre centre d’hébergement local à partager son histoire ou à expliquer comment les dons changeront les choses dans votre communauté.
  • Créez une page de collecte de fonds en ligne et demandez des dons à ceux qui ne peuvent participer à l’événement. Pour créer votre page, veuillez communiquer avec Carly Neill à l’adresse carlyneilll@royallepage.ca ou par téléphone au 416 386-6099.

Remerciements :

N’oubliez pas de dire merci aux participants et aux commanditaires chaque fois que vous le pouvez. Après l’événement, envoyez une lettre ou un message électronique pour informer tous les participants du montant total amassé et pour les remercier encore une fois de leur participation et de leur générosité à l’égard de la Fondation Un toit pour tous et de votre centre d’hébergement local. Vous pourriez aussi ajouter un lien vers les photos de l’événement, ainsi qu’une photo prise lors de la présentation du chèque à votre centre d’hébergement local et une déclaration de la part de son représentant quant à l’utilisation de ces fonds. Enfin, si vous prévoyez organiser de nouveau un tel événement, invitez-les à participer au prochain événement.

Versement des fonds :

Pour verser les fonds amassés, veuillez fournir un chèque d’entreprise du montant total de la collecte de fonds, accompagné de tous dons supplémentaires reçus lors de votre événement. Veuillez libeller votre chèque à l’ordre de la « Fondation Un toit pour tous de Royal LePage ». Prière de ne pas envoyer d’argent par la poste.

Accompagnez votre chèque d’une lettre indiquant :

• Le nom de votre événement et la date qu’il a eu lieu;
• La personne-ressource à votre bureau et son numéro de téléphone;
• Le nom de votre centre d’hébergement local pour femmes et les directives quant au partage des fonds entre les différents centres d’hébergement partenaires;
• Si vous désirez que nous postions le chèque de don officiel directement à votre centre d’hébergement local ou à votre bureau pour que vous le présentiez vous-même au centre d’hébergement.

Pour obtenir les détails sur les dons et la documentation requise pour l’émission d’un reçu fiscal, veuillez consulter notre FAQ sur les reçus fiscaux. Veuillez noter que la Fondation Un toit pour de Royal LePage émet des reçus fiscaux à la fin de février pour tous les dons qui ont été faits au cours de l’année civile précédente.

Veuillez envoyer votre chèque et votre lettre à :

Fondation Un toit pour tous de Royal LePage

À l’attention de : Directrice administrative

39 Wynford Drive, 

Suite 200

Toronto, Ontario  M3C 3K5